Documentación CERPFacturas de proveedor
Registra en CERP las facturas que te emiten tus proveedores, publícalas y márcalas como pagadas.
Una factura de proveedor es el documento que te emite un proveedor por lo que le has comprado. En CERP la registras para llevar el control de lo que debes y lo que ya has pagado. Cada factura tiene dos estados independientes: el estado de la factura (si es un borrador, está publicada o anulada) y el estado de pago (si está pendiente, parcial o pagada).
Ver tus facturas
En el menú lateral, entra en Compras → Facturas de Proveedor. Verás el listado con, para cada factura, su número, el proveedor, las fechas de Emisión y Vencimiento, el Total, el Estado Factura y el Estado Pago.
Arriba tienes un resumen con el número de Facturas, cuántas hay en Borradores, Publicadas y Canceladas, y el Total Facturado.
Puedes buscar por número de factura o proveedor, y filtrar por Estado de Factura y Estado de Pago.
Importar varias facturas a la vez
Si tienes muchas facturas para cargar, el botón Importar (junto a Nueva Factura) te lleva al asistente de importación por Excel con Compras y Ventas ya seleccionado. Consulta Importar compras y ventas desde Excel para el detalle completo.
Las facturas importadas sin una orden de compra vinculada quedan disponibles para adjudicarlas después: el filtro Pendientes de importación, junto a los de estado, te muestra solo esas.
Exportar tus facturas a Excel
El botón Exportar, en la barra superior del listado, abre la ventana Exportar facturas (Descargá un Excel con las facturas de compra y de venta.). Desde aquí sacas de CERP tus facturas para tu gestoría o tu contabilidad.
- En Qué exportar eliges el alcance: Ventas, Compras o Ambas. Viene marcado el del listado desde el que has entrado, y solo se ofrecen los alcances a los que tienes acceso.
- Indica Desde y Hasta. Si dejas las fechas vacías, se exporta el historial completo.
- Si has elegido Compras o Ambas y quieres llevarte también los PDF, marca Incluir los archivos de las facturas de compra.
- Pulsa Exportar.
El Excel trae tres hojas: Facturas (una fila por factura, con su tipo, número, número externo, fechas, cliente o proveedor, identificación fiscal, proyecto, obra, estados, moneda, importes e impuestos), Impuestos (una fila por impuesto de cada factura, con su base imponible y su retención) y Resumen (totales de compra, venta y la diferencia Ventas - Compras, más el total por impuesto).
La exportación usa solo el rango de fechas: la propia ventana lo avisa — Se exportan todas las facturas emitidas dentro del rango, sin los otros filtros del listado. Si habías filtrado por proveedor o por estado, ese filtro no se aplica al fichero.
Si marcas la casilla de archivos, en vez de un Excel suelto se descarga un ZIP con el Excel y una carpeta facturas con los PDF que adjuntaron tus proveedores, nombrados número de factura - proveedor. Como avisa la propia ventana, Las facturas de venta no tienen archivo guardado. Si ninguna factura del rango tiene adjunto, CERP te entrega el Excel suelto y te lo dice.
Hay dos topes: cada exportación incluye como mucho 5.000 facturas (si las superas, CERP te avisa y te pide acotar el rango) y el ZIP admite hasta 1.000 archivos o 150 MB. Lo que quede fuera se lista con su motivo en un fichero _no-incluidas.txt dentro de la carpeta.
Registrar una factura
- En la lista, pulsa Nueva Factura.
- Elige el Proveedor con el selector Selecciona un proveedor.
- Indica la Fecha de Emisión y la Fecha de Vencimiento.
- Escribe el N° Factura Proveedor (el número que figura en la factura del proveedor, por ejemplo
A-0001-00001234). - En el bloque Centro de Coste, indica a qué va imputada la factura: Proyecto, Obra, Orden de Construcción y Tarea. Lo explica el apartado siguiente.
- Pulsa Guardar.
La factura se crea en estado Borrador y se abre su ficha.
Imputar la factura a una obra
Los campos del bloque Centro de Coste van en cadena. Primero eliges el Proyecto (Selecciona un proyecto); con él se habilita la Obra, que solo ofrece las obras de ese proyecto:
- Si el proyecto tiene una sola obra, CERP la elige por ti al seleccionar el proyecto y carga sus órdenes de construcción.
- Si tiene varias, la Obra queda vacía para que elijas tú.
Con la obra elegida puedes escoger la Orden de Construcción. La Tarea solo se elige a mano cuando no hay orden: si eliges una orden, la tarea es la suya y el formulario lo indica con La tarea la define la Orden de Construcción.
La obra solo se elige sola cuando tú cambias el proyecto. Al abrir una factura en borrador que ya estaba guardada, o al crearla desde una orden de compra, CERP respeta los datos que trae y no toca la obra.
Si no eliges ni tarea ni orden de construcción, el formulario te avisa: Sin Tarea ni Orden de Construcción, esta factura queda «Sin adjudicar» en el Centro de Coste y pierde trazabilidad. Puedes guardarla igual, pero no aparecerá dentro de ninguna tarea del Centro de Coste del proyecto.
Crear la factura desde una orden de compra
Si la compra se hizo con una orden de compra, lo más cómodo es facturarla desde ella. Abre la orden en Compras → Órdenes de Compra y, en la barra de botones de abajo, pulsa Crear factura de proveedor. Se abre Nueva Factura de Proveedor con el proveedor, las líneas y el destino de la orden ya cargados.
- El botón aparece desde que la orden está aprobada y mientras le queden cantidades por facturar, también cuando la orden está Recibida.
- Si la orden ya tiene alguna factura, el botón se llama Facturar pendiente y la factura se abre solo con las cantidades que faltan por facturar. Si escribes una cantidad mayor, CERP no te deja guardar: Una o más cantidades superan el pendiente de facturación de la OC.
- Cuando la orden ya tiene facturas, en su ficha aparece también Ver facturas de proveedor, con el número de facturas, para ir a ellas.
El PDF de la factura de proveedor
En la ficha de la factura, Descargar PDF genera el documento. Además de la información de la factura (N° del Proveedor, Fecha Emisión, Fecha Vencimiento, estado de pago y, si los tiene, la orden de compra, la obra y la orden de obra), el PDF trae un bloque Datos Fiscales con dos columnas:
- Emisor (Proveedor): el Proveedor, su NIF, su Dirección, su Email y su Teléfono, tal como están en su ficha de contacto (consulta Proveedores).
- Destinatario: tu empresa, con su Razón social, su NIF y su Dirección. Salen de Configuración → Empresa (consulta Configurar tu empresa).
La dirección sale completa —calle, código postal, ciudad, provincia y país— y las filas de las que no hay dato no se imprimen.
Estados de la factura
- Borrador: la factura está registrada pero aún no es definitiva. Solo en este estado puedes editarla o eliminarla.
- Publicada: la factura queda confirmada como definitiva.
- Cancelada: la factura se anuló.
Para hacer avanzar una factura, ábrela desde el listado. En su ficha, cuando está en Borrador, tienes estos botones:
- Editar: vuelve al formulario para corregir los datos.
- Publicar: la marca como definitiva.
- Anular: la cancela.
Al pulsar Publicar verás el aviso: ¿Publicar esta factura? Una vez publicada no podrá editarse. Revisa bien los datos antes de confirmar, porque una factura publicada ya no se puede modificar.
Marcar una factura como pagada
Cuando una factura está Publicada y su pago sigue Pendiente, en su ficha aparece el botón Crear Pago. Al pulsarlo, la factura pasa a estado de pago Pagada.
Eliminar una factura
Desde el listado, las facturas en Borrador muestran un icono de papelera para eliminarlas. CERP pide confirmación antes de borrarlas.
Solo se pueden editar o eliminar las facturas en estado Borrador. Una vez publicadas o anuladas, ya no aparecen esas opciones.
Pasos siguientes
Enviar una orden de compra por email
Envía la orden de compra a tu proveedor por correo desde su ficha, con plantilla y PDF adjunto, y a varios proveedores a la vez si la orden los tiene.
Proveedores
Da de alta tus proveedores en CERP como contactos de categoría Proveedor para usarlos en las órdenes de compra.