Importar compras y ventas desde Excel

Sube un único Excel con tus órdenes de compra, facturas de proveedor, órdenes de venta y facturas de cliente, y deja que CERP los cree por ti.

Si tienes tus compras y ventas en una hoja de cálculo (por ejemplo, exportadas de otro sistema), puedes cargarlas todas de una vez en CERP con un solo archivo Excel, en lugar de crear cada documento a mano.

Abrir la importación

Tienes dos formas de entrar:

Desde Importación → Importación por Template Excel, elige la tarjeta Compras y Ventas (junto a las de Proyecto + Tareas, Obra + Órdenes, Items, Trabajadores y Contactos). Su descripción: "Importa órdenes de compra, facturas de proveedor, órdenes de venta y facturas de clientes".
Desde los listados de Órdenes de Compra, Facturas de Proveedor, Órdenes de Venta o Facturas, el botón Importar te lleva directo al asistente con Compras y Ventas ya seleccionado.

Esta importación solo crea documentos nuevos, nunca actualiza los que ya existen. Los números de orden y de factura los asigna CERP, no el Excel. Si necesitas corregir algo después de importar, edítalo directamente en CERP o deshaz el lote (ver más abajo) y vuelve a subir el archivo corregido. CERP no detecta si ya importaste el mismo archivo antes: si lo subes dos veces, se crean los documentos duplicados.

Descargar la plantilla

El archivo tiene 5 hojas: Instrucciones, Ordenes_Compra, Facturas_Compra, Ordenes_Venta y Facturas_Venta, con filas de ejemplo que puedes borrar o modificar. Las cuatro hojas de datos son independientes entre sí: rellena solo las que necesites, pero el archivo tiene que traer al menos un documento en alguna de ellas.

Acepta archivos .xlsx y .xls, de hasta 10 MB. No admite .csv.

Cómo se separan los documentos dentro de una hoja

El Excel no tiene una columna de número de documento: cada orden o factura se delimita por sus datos de cabecera (proveedor o cliente, fecha, proyecto...). Mientras esos datos no cambien de una fila a la siguiente, CERP entiende que son líneas del mismo documento; en cuanto cambia alguno, empieza un documento nuevo. Puedes dejar la celda de cabecera vacía en las líneas siguientes a la primera (se hereda el valor de arriba) o repetirla entera en cada fila, lo que te resulte más cómodo. El paso de vista previa (más abajo) te muestra cómo quedó agrupado cada documento antes de confirmar nada.

Rellenar Ordenes_Compra

Columna	Obligatoria	Qué es
Fecha_Creacion	Sí (cabecera)	Fecha de la orden.
Identificacion_Fiscal	Sí (cabecera)	NIF/CIF/DNI del proveedor. Ver "Cómo se identifican proveedores y clientes" más abajo.
Nombre_Proveedor	Sí (cabecera)	Nombre del proveedor. Se usa para crear el contacto si no existe.
Proyecto	Sí (cabecera)	Proyecto al que se imputa la orden. De él sale la obra y, de la obra, el almacén.
Obra	Solo si el proyecto tiene más de una obra	Obra concreta dentro del proyecto. Si el proyecto tiene una sola obra, se usa esa automáticamente y no hace falta la columna.
Tipo_Linea	Sí (por línea)	Material o Item. Decide qué se crea si el Codigo_Item no existe todavía: Material da de alta un material normal; Item lo da de alta como recurso subcontratado. Si el ítem ya existe, este valor no cambia nada.
Codigo_Item	Sí (por línea)	Código del ítem. Si ya existe un ítem con ese código, se usa tal cual.
Nombre_Item	Sí (por línea)	Nombre del ítem (se usa al crearlo si es nuevo).
Cantidad	Sí (por línea)	Cantidad pedida.
Precio_Unitario	Sí (por línea)	Precio unitario sin impuesto.
Unidad	Solo si el ítem es nuevo	Unidad de medida. Si el código ya existe, se hereda la unidad del ítem y no hace falta escribirla.
Impuesto_Linea	No	Nombre exacto de un impuesto de compras ya creado en tu empresa. Vacío = sin impuesto.
Fecha_Entrega_Esperada	No	Fecha estimada de entrega.
Tarea_Asociada	No	Tarea del proyecto a la que se vincula la línea.
Notas	No	Notas de la orden.

No hay columna de almacén: el destino del material se deriva de la obra (cada obra tiene un único almacén). Si alguna línea es de tipo Material y la obra no tiene almacén asociado, el documento se rechaza.

Rellenar Facturas_Compra

Columna	Obligatoria	Qué es
Numero_Factura_Proveedor	No	El número que el proveedor puso en su factura. No es obligatorio (tampoco lo es al darla de alta a mano), pero si lo indicas, ayuda a separar dos facturas del mismo proveedor y la misma fecha.
Fecha_Emision	Sí (cabecera)	Fecha de emisión de la factura.
Identificacion_Fiscal	Sí (cabecera)	NIF/CIF/DNI del proveedor.
Nombre_Proveedor	Sí (cabecera)	Nombre del proveedor.
Proyecto	Sí (cabecera)	Igual que en Ordenes_Compra.
Obra	Solo si el proyecto tiene más de una obra	Igual que en Ordenes_Compra.
Tipo_Linea, Codigo_Item, Nombre_Item, Cantidad, Precio_Unitario	Sí (por línea)	Igual que en Ordenes_Compra.
Unidad	Solo si el ítem es nuevo	Igual que en Ordenes_Compra.
Impuesto_Linea	No	Igual que en Ordenes_Compra.
Numero_Orden_Compra	No	El código de una orden de compra ya creada en CERP, para vincular la factura a esa orden.
Fecha_Vencimiento	No	Si la indicas, no puede ser anterior a la Fecha_Emision.

Las facturas de proveedor importadas entran siempre como Borrador.

Si indicas Numero_Orden_Compra, CERP comprueba que no estés facturando, para ningún material, más cantidad de la que queda pendiente de esa orden. Si no indicas ninguna orden, la factura se crea igual y queda disponible para vincularla más tarde (ver "Después de importar").

Rellenar Ordenes_Venta y Facturas_Venta

Las dos hojas comparten la misma cabecera:

Columna	Obligatoria	Qué es
Fecha	Sí (cabecera)	Fecha de la orden o factura.
Identificacion_Fiscal	Sí (cabecera)	NIF/CIF/DNI del cliente.
Nombre_Cliente	Sí (cabecera)	Nombre del cliente.
Proyecto	Sí (cabecera)	Proyecto al que se imputa la venta.
Metodo_Pago	Sí (cabecera)	Uno de: Transferencia, Efectivo, Cheque, Tarjeta u Otro.
Numero_Orden_Venta	No (solo en Facturas_Venta)	Código de una orden de venta ya creada, para vincular la factura a esa orden.

Si escribes Tarjeta, la orden o factura queda igualmente registrada, pero como método de pago Otro: hoy no existe un método de pago "Tarjeta" en la ficha del documento.

Las líneas: cuota, certificación o línea libre

Cada línea de Ordenes_Venta o Facturas_Venta tiene que ser una sola cosa. Según cuál sea, unas columnas se rellenan y el resto se dejan vacías:

Tipo de línea	Rellena	Deja vacío
Una cuota del proyecto	Cuota (su número)	Linea, Cod_Certificacion, Cantidad, Precio_Total, Unidad
Una certificación	Cod_Certificacion (su código)	Linea, Cuota, Cantidad, Precio_Total, Unidad
Una línea libre	Linea, Cantidad, Unidad, Precio_Total	Cod_Certificacion, Cuota

En una línea de cuota o de certificación, la descripción, la cantidad y el importe los calcula CERP a partir de la configuración de ingresos del proyecto (o de la certificación); si esa fila trae además algo en Linea, Cantidad, Unidad o Precio_Total, el documento se rechaza en vez de ignorarlo. Una fila de certificación se expande automáticamente en una línea por cada orden de construcción de esa certificación.

CERP rechaza el documento si la cuota o la certificación no existe, si ya fue facturada, si aparece dos veces en el mismo archivo, o si contradice el tipo de ingreso configurado en el proyecto (por ejemplo, una fila con Cuota en un proyecto que cobra por certificaciones).

En una línea libre, el Precio_Total es el importe completo de la línea (con el impuesto incluido cuando corresponda); la Cantidad es informativa y no multiplica al precio, igual que al cargar una línea a mano (consulta Crear una orden de venta).

Las órdenes de venta importadas entran siempre como Orden de presupuesto; las facturas de cliente, como Borrador, con todo su importe pendiente de cobro.

Cómo se identifican proveedores y clientes

CERP busca el contacto por su identificación fiscal, ignorando puntos, guiones, espacios y el dígito verificador final, así que no importa si la escribes con o sin esos detalles: reconoce al mismo proveedor o cliente. Si no encuentra ningún contacto con esa identificación, crea uno nuevo con el nombre de la fila.

Impuestos por nombre

En la columna Impuesto_Linea escribes el nombre exacto de un impuesto tal como aparece en Configuración → Impuestos. Una celda vacía significa que la línea no lleva impuesto. CERP rechaza el documento si:

No existe ningún impuesto con ese nombre.
El impuesto existe pero es del otro tipo (por ejemplo, un impuesto de ventas escrito en una hoja de compras).
Hay dos impuestos distintos con el mismo nombre en tu empresa (tendrías que renombrar uno para poder distinguirlos).

Los impuestos del presupuesto del proyecto (por ejemplo, el Coeficiente K o los gastos generales) siempre se tratan como incluidos en el precio de la línea.

Validar y subir el archivo

Elige la tarjeta Compras y Ventas y pulsa Descargar Template.
Rellena las hojas que necesites y guarda el archivo.
Arrastra el archivo a la zona de carga o haz clic para seleccionarlo, y pulsa Validar y Continuar.

Si el archivo tiene errores (una columna obligatoria vacía, un impuesto que no existe, una fecha con formato incorrecto...), CERP los lista antes de dejarte continuar. Corrige el archivo y vuelve a subirlo.

Elegir el modo, previsualizar e importar

Para Compras y Ventas, el paso Modo ofrece un único modo, Solo Crear: como CERP asigna los números de los documentos, no hay nada contra qué comparar para actualizar.

En la Vista Previa ves, antes de importar nada:

Los documentos que se van a crear.
Los rechazados, cada uno con su motivo exacto (por ejemplo, qué impuesto no existe, qué columna falta, o por qué una línea de venta no se pudo resolver).

Una fila o documento inválido rechaza solo ese documento, no el archivo completo. Pulsa Ejecutar Importación para confirmar.

Deshacer una importación

Desde la pantalla de resultado, el botón Deshacer Importación revierte el lote completo. Solo está disponible durante las 24 horas siguientes a la importación.

Un documento no se revierte, y aparece listado con el motivo, si ya tuvo movimiento en CERP después de importarse:

Orden de compra: tiene una factura vinculada, o ya se recibió material contra ella.
Factura de proveedor: tiene pagos registrados.
Orden de venta: tiene una factura generada.
Factura de cliente: tiene cobros registrados.

Después de importar

Las órdenes de compra entran como Presupuesto: apruébalas para que sigan el flujo habitual (consulta Estados de la orden), incluida la recepción de material desde la obra.
Las facturas de proveedor sin una orden de compra vinculada quedan disponibles para adjudicarlas después: en el listado de Facturas de Proveedor, el filtro Pendientes de importación te muestra las que faltan por vincular.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar esta importación para corregir datos que ya subí? No. Esta vía solo crea documentos nuevos. Para corregir algo, edítalo en CERP o deshaz el lote (dentro de las 24 horas) y vuelve a importar el archivo corregido.

¿Qué pasa si subo el mismo archivo dos veces? Se crean los documentos por segunda vez. CERP no compara con lo que ya importaste antes.

¿Tengo que rellenar las cuatro hojas? No. Son independientes: completa solo las que necesites, pero el archivo debe traer al menos un documento en alguna de ellas.

¿Puedo dejar la identificación fiscal en blanco si pongo el nombre? No: la identificación fiscal es obligatoria en las cuatro hojas. Sin ella en al menos una fila de cada documento, el archivo no pasa del paso de Validación.