Documentación CERPContactos
La agenda única de tu empresa en CERP: clientes, proveedores, contratistas y colaboradores, con sus datos fiscales, de contacto y de dirección.
Contactos es la agenda de tu empresa dentro de CERP. Ahí viven tus clientes, tus proveedores, tus contratistas y cualquier otra persona o empresa con la que trabajes, cada uno con sus datos fiscales, de contacto y de dirección.
Es un módulo transversal: los contactos que guardas aquí son los que luego eliges al hacer un presupuesto, una orden de compra o una factura.
En vídeo
Un recorrido por el módulo y por el alta de un contacto.
Dónde está
En el menú lateral, Contactos. Es una entrada de primer nivel, sin submenús.
Si no ves Contactos en el menú, es que tu grupo de rol no tiene permisos sobre este módulo. Consulta Roles y permisos.
Al entrar verás la pantalla Gestión de Contactos, con el subtítulo Administra tu red de contactos profesionales.
La pantalla de contactos
Arriba encontrarás tres tarjetas de resumen:
- Total Contactos — Contactos registrados.
- Contactos Recientes — Últimos 30 días.
- Distribución por Tipo de Contacto, con el porcentaje que representa cada tipo sobre el total.
Debajo está el buscador (Buscar contactos por nombre, email, teléfono...) y tres filtros: Todos los tipos, Todas las categorías y Todos los estados (que puedes acotar a Activos o Inactivos). El botón Limpiar filtros los reinicia todos.
La tabla, titulada Lista de Contactos ({número}), tiene las columnas Contacto, Información de Contacto, Tipo y Categoría, Última Actividad, Estado y Acciones.
Crear un contacto
Pulsa Nuevo Contacto. En el formulario, lo primero es elegir si el contacto es una Persona o una Empresa, porque de eso dependen los campos que verás:
| Persona | Empresa | |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre Completo | Razón Social |
| Identificación fiscal | opcional, salvo que su tipo de contacto sea de la categoría Cliente | obligatoria |
Después rellena el resto:
- Información Básica: el nombre, Correo, Teléfono, Teléfono Alternativo, Identificación fiscal, Sitio Web, Título/Posición y Departamento.
- Tipo de Contacto (obligatorio): elígelo de la lista desplegable (Seleccionar tipo...). Si el que necesitas no existe todavía, puedes crearlo sin salir del formulario.
- Dirección Principal: Calle y Número, Ciudad, Provincia/Estado, Código Postal y País.
- Preferencias de Contacto: Método Preferido (Correo, Teléfono, WhatsApp, Ambos u Otro), Mejor Horario de Contacto, Idioma y Zona Horaria.
- Etiquetas y una Descripción libre para tus notas.
Termina con Crear Contacto.
La identificación fiscal es obligatoria para las empresas y para cualquier contacto cuyo tipo sea de la categoría Cliente, sea persona o empresa: es el dato con el que CERP reconoce a ese cliente al facturarle. Si falta, CERP no guarda y te lo indica con el mensaje La identificación fiscal es obligatoria para empresas (el mismo texto aparece cuando se trata de un cliente persona).
El Correo y el Teléfono no son obligatorios, pero si los rellenas tienen que tener un formato válido.
Crear un cliente sin salir de un presupuesto
Si estás preparando un presupuesto para un cliente que todavía no tienes en la agenda, no hace falta que vengas aquí: en la cabecera del presupuesto, el campo Contacto tiene la opción Crear contacto nuevo, que abre una ventana pequeña (Nuevo contacto) con los datos básicos —persona o empresa, nombre, tipo de contacto, identificación fiscal, correo y teléfono—. El contacto se guarda aquí, en Contactos, con las mismas reglas que el formulario completo, y queda asignado al presupuesto. El resto de la ficha lo completas después desde esta pantalla.
Consulta Buscar o crear el cliente sin salir del presupuesto.
Tipos de contacto
Los tipos son tuyos: los defines según cómo trabaje tu empresa. Como dice la propia pantalla, los tipos de contacto te permiten categorizar y organizar tus contactos de acuerdo a su relación con tu empresa.
Para crear uno, pulsa Nuevo Tipo desde la pantalla de contactos. Le pones un Nombre, eliges una Categoría y, si quieres, una Descripción.
La categoría es la clasificación de fondo, y CERP ofrece estas:
| Categoría | Para quién |
|---|---|
| Cliente | Personas o empresas que compran tus productos o servicios. |
| Proveedor | Empresas que te proporcionan productos, materiales o servicios. |
| Contratista | Contratistas y proveedores de servicios especializados. |
| Socio | Socios comerciales, colaboradores o aliados estratégicos. |
| Contacto potencial | Contactos potenciales que podrían convertirse en clientes. |
| Empleado | Empleados y personal interno de la empresa. |
| Otro | Otros tipos de contactos que no encajan en las categorías anteriores. |
Un tipo puede estar activo o no. La casilla Tipo de contacto activo lo controla, y la propia pantalla lo explica: los tipos de contacto inactivos no aparecerán como opciones al crear o editar contactos. Es la forma de retirar un tipo que ya no usas sin perder los contactos que lo tienen asignado.
Importar contactos
Si vienes de otro sistema o llevas la agenda en Excel, no hace falta darlos de alta uno a uno: el botón Importar de la pantalla de contactos te lleva a la importación por plantilla.
Cambiar una persona a empresa (o al revés)
Puedes cambiar el tipo de un contacto ya creado. CERP te avisa antes con la ventana Cambiar tipo de contacto, que te dice qué campos dejan de aplicar — por ejemplo CUIT/RUT, Sitio web, Cargo/Posición o Departamento — y añade: esta información no se perderá, pero dejará de estar visible en la ficha del contacto.
Es decir: el cambio no borra nada. Si vuelves a dejarlo como estaba, los datos reaparecen.
Preguntas frecuentes
¿Los proveedores de las órdenes de compra salen de aquí? Sí. Los contactos son la fuente única. Al crear una orden de compra eliges el proveedor de esta misma agenda. Ver Proveedores.
¿Puedo borrar un contacto? Sí, desde la columna Acciones. CERP pide confirmación (¿Estás seguro de que deseas eliminar el contacto "..."?) antes de hacerlo.
¿Qué diferencia hay entre el tipo y la categoría? El tipo es la etiqueta que tú creas y eliges en cada contacto. La categoría es la clasificación de fondo, de la lista fija de arriba, a la que pertenece ese tipo. Así puedes tener varios tipos propios (por ejemplo "Proveedor de áridos" y "Proveedor de maquinaria") que compartan la categoría Proveedor.
Importar compras y ventas desde Excel
Sube un único Excel con tus órdenes de compra, facturas de proveedor, órdenes de venta y facturas de cliente, y deja que CERP los cree por ti.
Mensajes y actividades
Las dos bandejas del menú superior de CERP: tus actividades pendientes y las conversaciones de cada documento, con menciones y contadores que se actualizan solos.