Crear un presupuesto

Un presupuesto es el punto de partida de una obra: aquí calculas cuánto cuesta el trabajo y a qué precio se lo ofreces al cliente. Esta guía te muestra cómo crear uno nuevo y qué encontrarás dentro.

En vídeo

El recorrido completo de un presupuesto, en dos partes.

Crear un presupuesto nuevo

1. En el menú lateral, entra en Presupuestos.
2. Pulsa Crear Presupuesto, el botón naranja de arriba a la derecha.
3. CERP crea el presupuesto y lo abre automáticamente para que empieces a trabajar.

El presupuesto se crea con un nombre por defecto que incluye la fecha del día. Puedes cambiarlo en cualquier momento: haz doble clic sobre el nombre, escribe el nuevo y confírmalo.

A la izquierda de Crear Presupuesto, solo con el borde naranja, está Crear con IA. Es un camino opcional: abre la ventana para descargar CERP AI Desktop, la aplicación de escritorio con la que CERP IA prepara presupuestos completos. Consulta CERP AI Desktop.

Los dos botones solo aparecen si tu grupo de permisos puede crear presupuestos.

El tablero de presupuestos

Al entrar en Presupuestos ves tus presupuestos en un tablero de tres columnas, una por estado: Borrador, Enviado y Vigente. Cada presupuesto está en la columna del estado de su versión actual (consulta Versiones de un presupuesto).

• Arriba de cada columna ves cuántos presupuestos tiene y, debajo, la suma del Presupuesto total de todos ellos, también de los que todavía no se han cargado en pantalla.
• Cada columna carga diez presupuestos y trae los siguientes al bajar. Si lo prefieres, pulsa Ver más (con el número de los que faltan entre paréntesis).
• El buscador y el botón Recargar actúan sobre las tres columnas a la vez. El orden que elijas en Filtros (Ordenar por y Orden) se aplica dentro de cada columna.
• Una columna vacía muestra Sin presupuestos.

Qué muestra cada tarjeta

• Arriba, el número del presupuesto; si tiene más de una versión, una etiqueta V2, V3… (al pasar el ratón ves la descripción de esa versión).
• El nombre del presupuesto, que te lleva a abrirlo, y el cliente, o Sin cliente si no tiene.
• El Presupuesto total: el mismo número naranja que ves en la barra del presupuesto al abrirlo. Al pasar el ratón por el importe se abre De dónde sale, con el Coste directo (partidas), los Gastos generales y beneficio y, si los hay, los Impuestos y las Retenciones. Un presupuesto sin partidas muestra Sin partidas en lugar de un importe.
• Un dato propio de cada columna:
  • En Borrador, cuántas partidas tiene y qué porcentaje ya tiene cantidad (por ejemplo, 12 partidas y 75 % con cantidad), con una barra de progreso.
  • En Enviado, cuánto hace que se envió (Enviado hoy, Enviado hace 3 días…). Si el presupuesto tiene fecha de vencimiento y vence en siete días o menos, una etiqueta te avisa: Vence hoy, Vence en 5 d o, si ya pasó, Vencido hace 2 d. La fecha de vencimiento se pone en la pestaña Datos del Presupuesto.
  • En Vigente, la Obra que se creó al aprobarlo, con enlace.
• Al pie, la fecha de la última edición (Editado y la fecha).

Pulsa en cualquier parte de la tarjeta (o pulsa Intro con la tarjeta seleccionada) para abrir el presupuesto.

Pasar un presupuesto a otro estado

Desde el tablero puedes hacer lo mismo que con los botones del pie del presupuesto, y con las mismas ventanas de confirmación. Tienes tres formas:

• El botón que aparece al pasar el ratón por la tarjeta: Enviar en Borrador, Aprobar… en Enviado y Ver obra en Vigente.
• El menú ⋯ de la tarjeta: Abrir, Vistazo, Enviar y Aprobar… (en Borrador), Volver a borrador (en Enviado) y Duplicar.
• Arrastrar la tarjeta a otra columna. Mientras la arrastras, las columnas donde puedes soltarla se resaltan con un borde naranja y las demás se atenúan.

Estos son los cambios de estado posibles:

Nada cambia de columna hasta que confirmas. Si cancelas la ventana, la tarjeta se queda donde estaba.

Duplicar crea una copia del presupuesto, con (Copia) al final del nombre, y la pone en Borrador sin que salgas del tablero.

Las acciones que cambian el estado y el arrastre solo están disponibles si tu grupo de permisos puede editar presupuestos; Duplicar, si puede crearlos.

Echar un vistazo sin abrir el presupuesto

El Vistazo abre un panel a la derecha con el resumen del presupuesto, sin salir del tablero. Ábrelo con el icono del ojo que aparece al pasar el ratón por la tarjeta, desde el menú ⋯ o pulsando la barra espaciadora con la tarjeta seleccionada.

El panel muestra:

• El nombre, el cliente y su correo (con un botón Copiar).
• En qué punto está: Borrador, Enviado o Vigente.
• El Presupuesto total con su desglose.
• Los tres capítulos que más pesan en el importe (Capítulos con más peso).
• Datos: partidas, fecha de envío, Válido hasta, la obra y la última edición.
• Versiones: las versiones del presupuesto, sin importes, o Una sola versión.

Al pie tienes la acción que toca según el estado (Marcar como enviado, Aprobar y crear obra… o Ver obra) y Abrir presupuesto. Con las flechas ↑ y ↓ pasas al presupuesto de arriba o de abajo de la misma columna, y con Esc cierras el panel.

El tablero en el móvil

En el móvil las columnas se recorren deslizando de lado. Como no hay ratón, el botón que aparece al pasar por encima no existe: las acciones están en el menú ⋯ de cada tarjeta, y el Vistazo ocupa el ancho de la pantalla. Arrastrar tarjetas no está disponible.

La vista de lista

Si prefieres una tabla, a la derecha de Recargar hay un interruptor con dos iconos: el tablero y la lista. CERP recuerda cuál elegiste y te la vuelve a mostrar la próxima vez que entres. Si tenías guardada la antigua vista de tarjetas, ahora entras directamente al tablero.

La vista de lista muestra cada presupuesto en una fila con Nombre, Estado, Importe, Dimensiones, Inicio, Fin, Responsable y las acciones.

Solo en esta vista, debajo del buscador, tienes a la vista los botones del filtro de estado: Todos (por defecto), Borrador, Enviado y Vigente. En el tablero no hacen falta, porque las columnas ya separan los estados. El filtro se mantiene si sales de Presupuestos y vuelves, y también si recargas la página; se limpia al cerrar la pestaña del navegador. Debajo del listado hay un contador de resultados y un paginador.

La cabecera del presupuesto

Al abrir un presupuesto, lo primero es la cabecera: a la izquierda, qué documento es; a la derecha, qué puedes hacer con él.

Arriba de todo, las migas de pan: CERP → Presupuestos → el nombre del proyecto. Debajo, el nombre como título (haz doble clic sobre él para cambiarlo) con su estado al lado: Borrador, Enviado, Vigente o Versión anterior. Si el presupuesto tiene varias versiones, junto al estado aparece el selector para cambiar de una a otra — consulta Versiones de un presupuesto.

En una sola fila, separados por divisores, van los datos del documento: Cliente, Contacto (un buscador, con Sin contacto si todavía no lo has elegido; lo explicamos justo debajo), Creado y Dimensión. Si el presupuesto no tiene dimensión, verás Añadir dimensión para escribirla ahí mismo.

A la derecha están las acciones: Ver en el cronograma, crear una versión nueva, duplicar y Eliminar presupuesto.

Buscar o crear el cliente sin salir del presupuesto

El campo Contacto de la cabecera es un buscador: eliges a quién va dirigido el presupuesto entre tus contactos y, si el cliente es nuevo, lo das de alta ahí mismo, sin pasar por Contactos.

1. Pulsa el campo Contacto. Se abre la lista con un cuadro Buscar contacto... arriba. La lista reúne tus contactos activos de la categoría Cliente: un proveedor, por ejemplo, no aparece.
2. Escribe parte del nombre. Si no hay coincidencias verás Ningún contacto coincide.
3. Si el cliente ya existe, elígelo. CERP lo guarda y te avisa con Contacto del presupuesto actualizado.
4. Si no existe, pulsa Crear contacto nuevo, al pie de la lista. Se abre la ventana Nuevo contacto con lo que estabas escribiendo ya puesto como nombre.
5. Elige Persona o Empresa y completa los datos básicos: Nombre Completo (o Razón Social, si es una empresa), Tipo de Contacto, la identificación fiscal, Correo y Teléfono.
6. Pulsa Crear contacto. La ventana se cierra, aparece el aviso Contacto creado y el cliente queda asignado al presupuesto. También lo tienes ya en Contactos.

Como dice la propia ventana, "Se guarda en Contactos con los datos básicos; el resto se completa después." La dirección, las preferencias y el resto de la ficha los añades más tarde desde Contactos.

Lo que conviene saber de la ventana Nuevo contacto:

• Tipo de Contacto es obligatorio. Si tu empresa tiene tipos de contacto de la categoría Cliente, solo te ofrece esos y ya viene uno elegido; si no tiene ninguno, te ofrece todos y tienes que elegirlo tú.
• La identificación fiscal es obligatoria si el contacto es una Empresa o si su tipo es de la categoría Cliente, así que al crear un cliente desde el presupuesto casi siempre te la pedirá. El campo se llama según el país de tu empresa (NIF en España) o, si CERP no lo reconoce, Identificación fiscal.
• Correo y Teléfono son opcionales, pero si los rellenas tienen que tener un formato válido.
• Si algo falla al guardar, el error aparece dentro de la misma ventana y no pierdes lo que habías escrito.
• Para salir sin crear nada, usa Cancelar, la cruz o la tecla Esc. Hacer clic fuera de la ventana no la cierra, para que no pierdas lo escrito.

La barra de resumen

Debajo de la cabecera, la barra de resumen se mantiene siempre visible y se actualiza sola mientras trabajas. Tiene tres alturas de lectura:

1. Las tres cifras grandes: Presupuesto total (el precio final), Coste Directo y Coeficiente K.
2. Una fila compacta con la composición del coste: Materiales, Mano de Obra, Equipos, Subcontratado y Gastos Generales.
3. Los contadores: partidas, capítulos, subcapítulos y un indicador de Completitud que sube a medida que rellenas las cantidades.

Al bajar por la tabla, la barra se condensa a una sola línea con las tres cifras, para no taparte el trabajo.

Las pestañas del presupuesto

Bajo la barra de resumen está la barra de pestañas. A la vista tienes las cuatro de uso diario; el resto está dentro de Más, el botón del final de la barra.

• Si la ventana es estrecha y no caben todas, las últimas pestañas pasan solas a Más.
• Cuando la pestaña que tienes abierta está dentro de Más, el botón muestra su nombre en naranja en lugar de "Más", para que siempre sepas dónde estás.
• En el móvil, y en pantallas de menos de 960 píxeles de ancho, en lugar de la barra verás un desplegable, Sección del presupuesto, con las siete.
• También puedes moverte con el teclado: las flechas recorren las pestañas y Intro abre la que tengas seleccionada.

Qué hay en cada una:

• Costes Directos: aquí construyes el presupuesto. Organizas el trabajo en capítulos y partidas (rubros e ítems si usas el español de Latinoamérica), indicas cantidades y precios. Es donde pasarás la mayor parte del tiempo. Lo tienes explicado en detalle en Capítulos y partidas.
• Coeficiente K: define los costes indirectos (gastos generales, costes financieros y beneficio) que se aplican sobre el coste directo y, en su propia sección Impuestos, los impuestos del presupuesto, para llegar al precio final.
• Datos del Presupuesto: número, revisión y fechas del presupuesto (entre ellas, la Fecha de Vencimiento), y la moneda — consulta Banco de ítems.
• Vista Previa: muestra el presupuesto como quedará en el documento, listo para revisarlo antes de exportarlo. Consulta Exportar a PDF y Excel.
• Archivos Adicionales: "Adjunta un PDF que se incluirá al final de la cotización al exportar."
• Simulador de Costes: prueba cambios sobre un escenario sin tocar el presupuesto. Consulta Simulador de costes.
• Órdenes de Cambio: los cambios de alcance sobre un presupuesto ya aprobado. Consulta Órdenes de cambio.

La tabla de costes directos tiene ahora una altura máxima con su propio desplazamiento; al pie, Ver completo la expande y Ver menos la vuelve a recoger.

Si el presupuesto está vacío

Un presupuesto recién creado no muestra una tabla en blanco, sino Este presupuesto todavía no tiene partidas, con la indicación "Empieza creando un capítulo y añadiendo partidas, o importa partidas con precio desde el banco de ítems." y dos botones:

• Agregar primer capítulo, para empezar de cero.
• Empezar con el banco de ítems, para traer partidas con precio ya cargado — consulta Banco de ítems. Este segundo botón solo aparece mientras el presupuesto está en Borrador.

Añadir un ítem desde el buscador de productos

En la pestaña de Costes Directos, al pulsar para añadir un ítem se abre el buscador de productos. Muestra tus ítems directamente, sin que tengas que escribir nada, y junto al cuadro de búsqueda tienes Filtrar por categoría, con Todas las categorías por defecto y una opción Sin categoría para los ítems que no la tienen. El texto y la categoría se combinan: se muestran los ítems que cumplen las dos condiciones.

Si tienes muchos ítems, CERP avisa cuando la lista se ha recortado y te pide que afines la búsqueda.

El mismo buscador, con el mismo filtro, es el que usa el Simulador de costes al reemplazar un ítem.

Pasos siguientes

Una vez creado el presupuesto, el siguiente paso es organizarlo en capítulos y partidas.