Estados y convertir en proyecto

Un presupuesto pasa por distintos estados desde que lo empiezas hasta que se convierte en una obra en marcha. Esta guía te explica qué significa cada estado y qué ocurre al convertir el presupuesto en proyecto.

Estados del presupuesto

• Borrador: es el estado inicial de todo presupuesto nuevo. Mientras está en borrador puedes editarlo libremente: añadir y quitar rubros y partidas, cambiar cantidades y precios.
• Enviado: lo marcaste como enviado al cliente (Marcar como Enviado en el pie del presupuesto, o Enviar desde el tablero de Presupuestos). Los precios de las partidas quedan congelados. Con Revertir estado (o Volver a borrador en el tablero) vuelve a Borrador.
• Vigente (convertido en proyecto): cuando conviertes el presupuesto en proyecto, queda cerrado. A partir de ese momento el botón Convertir a Proyecto aparece deshabilitado y no puedes volver a convertirlo. El presupuesto no desaparece de Presupuestos: pasa a la columna Vigente del tablero, con el enlace a su obra.

Convertir el presupuesto en proyecto

Cuando el presupuesto está terminado y el cliente lo acepta, lo conviertes en un proyecto para empezar a ejecutar la obra.

1. Con el presupuesto abierto, pulsa el botón Convertir a Proyecto (abajo a la derecha). La ventana tiene tres pasos: Proyecto, Centro de Coste e Ingresos.
2. En el paso Proyecto, indica el Nombre del proyecto (obligatorio). Si el presupuesto todavía tiene el nombre por defecto que se le puso al crearlo (Presupuesto DD/MM/YYYY), el campo aparece vacío con el ejemplo Ej: Reforma oficinas Vía Augusta; si ya le habías puesto un nombre propio, aparece prellenado con ese nombre. Revisa también el resumen: verás el Costes Directos, el Coeficiente K y el Presupuesto total. Pulsa Continuar.
3. En el paso Centro de Coste, responde a ¿Cómo trabajas el coste real de este proyecto? con una de las tres opciones: Solo producción (el coste real sale de los reportes de producción confirmados), Solo subcontratados (sale de las facturas de proveedor subcontratado) o Mixto (combina reportes de producción con facturas generales y subcontratadas). Si no eliges ninguna, CERP te lo recuerda: Elige cómo se mide el coste real para continuar. Pulsa Continuar.
4. En el paso Ingresos, responde a ¿Cómo gestionarás los ingresos de este proyecto?: Certificaciones (los ingresos se gestionan mediante certificaciones de obra, proporcionales al avance de cada orden de construcción) o Cuotas (los ingresos se dividen en cuotas de importe y fecha definidos manualmente). Con Cuotas completas además el Plan de cuotas: el Número de cuotas, cada cuánto (Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral) y la fecha de la Primera cuota; las cuotas se reparten en partes iguales sobre el presupuesto total y podrás ajustar importes y fechas en la pestaña Ingresos del proyecto.
5. Confirma pulsando Convertir a Proyecto. Con Atrás vuelves al paso anterior sin perder lo que habías elegido.

Las dos elecciones de los pasos Centro de Coste e Ingresos son obligatorias para convertir y puedes cambiarlas después desde el proyecto: el coste real, desde el Centro de Coste (Configuración), y la forma de facturar, desde la pestaña Ingresos mientras el proyecto no tenga órdenes de venta ni facturas.

Al convertirlo, CERP realiza automáticamente lo siguiente:

• Marca el presupuesto como Bloqueado.
• Crea la Obra y el Almacén asociados.
• El proyecto pasa al estado de Planificación.
• Guarda en el proyecto los costes indirectos del presupuesto: consulta Lo que hereda el proyecto.

Lo que hereda el proyecto: el Coeficiente K

Al convertir, el proyecto guarda una copia de los costes indirectos del presupuesto. La ves en la pestaña Costes Indirectos del proyecto:

• Los conceptos de los tres grupos del Coeficiente K, cada uno con su tipo (Variable o Fijo) y su porcentaje o su importe.
• El Coeficiente K y el Presupuesto total que resultan de aplicar esos conceptos sobre el Coste Directo.

En la cabecera de la pestaña verás la fecha en que se aprobó el presupuesto (Presupuesto aprobado el y la fecha).

Los impuestos no forman parte del Coeficiente K, así que tampoco de esta copia: en Costes Indirectos, el Presupuesto total va sin impuestos, como el Subtotal 3 del presupuesto. Al convertir, el proyecto guarda como importe presupuestado ese Subtotal 3, también sin impuestos.

Qué hereda cada orden de construcción

Al convertir, cada partida da lugar a una orden de construcción (consulta Órdenes de construcción). La orden hereda de su partida:

• Los gastos generales. El porcentaje de la columna GG. pasa a la orden, también si es negativo. Un porcentaje negativo baja el coste planificado de la orden, pero no el coste real: el coste real nunca queda por debajo de lo gastado, así que ahí un porcentaje negativo cuenta como 0 %. Consulta Gastos generales de cada partida.
• La venta, si el presupuesto usa el precio de venta por partida. Cada orden guarda el precio de venta unitario y el total de su partida, y la marca Personalizada si esa venta estaba personalizada. Esa venta es la base de la certificación al cliente (consulta Certificaciones de obra) y del reparto de las líneas que carga una orden de venta, y se ve en el detalle de la orden.
• Un único precio, si la partida no tiene desglose. Una partida presupuestada con un único precio unitario, sin materiales ni recursos, no se clasifica como Materiales en la orden: su importe se muestra aparte como Precio sin desglose.

Por qué la conversión es definitiva

Convertir un presupuesto en proyecto no se puede deshacer y solo puede hacerse una vez: el botón Convertir a Proyecto queda deshabilitado en cuanto lo has convertido. Así se protege el precio que has acordado con el cliente y se evita crear la obra dos veces por error.

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