Documentación CERPEnviar una orden de compra por email
Envía la orden de compra a tu proveedor por correo desde su ficha, con plantilla y PDF adjunto, y a varios proveedores a la vez si la orden los tiene.
Desde la ficha de una orden de compra puedes enviársela por correo al proveedor sin salir de CERP. El correo se manda desde tu propia cuenta de Gmail o Outlook conectada a CERP.
El envío por email no es exclusivo de compras: el mismo botón existe en órdenes de venta, facturas, facturas de proveedor y comprobantes de cobro. Esta guía se centra en la orden de compra.
Antes de empezar
- Conecta Gmail u Outlook: entra en Configuración → Integraciones y conecta al menos uno de los dos. El correo saldrá desde la cuenta que conectes. Consulta Integraciones.
- El proveedor debe tener un email cargado: si el contacto no tiene ningún Email en su ficha, no podrás enviarle la orden. Consulta Proveedores.
Enviar la orden
- Abre la orden de compra desde Compras → Órdenes de Compra.
- En la ficha de la orden, junto al botón Descargar PDF, pulsa Enviar orden de compra.
El botón Enviar orden de compra solo aparece si la orden tiene al menos un proveedor asignado.
Se abre una ventana con los datos del envío:
- Plantilla: elige la plantilla de correo a usar. CERP preselecciona la plantilla marcada como predeterminada para órdenes de compra.
- Asunto: puedes editarlo antes de enviar.
- Adjunto: elige cómo se adjunta el PDF:
- Generar PDF y adjuntar: genera el mismo PDF que el botón Descargar PDF.
- Adjuntar PDF subido: usa el PDF que hayas subido a la orden (solo aparece si ya subiste uno).
- Enviar sin adjunto: el correo se envía solo con el cuerpo del mensaje.
- Pulsa Enviar.
Cuando el envío termina correctamente verás el mensaje Email enviado correctamente y la ventana se cierra sola a los pocos segundos.
Si la orden tiene varios proveedores
Cuando una orden de compra tiene más de un proveedor asignado, la ventana de envío muestra una lista de Proveedores destinatarios con una casilla por cada uno, todas marcadas por defecto.
- CERP envía un correo individual a cada proveedor que dejes marcado: ningún proveedor ve a los demás destinatarios.
- Tienes que dejar marcado al menos un proveedor para poder enviar.
Si alguno de los proveedores seleccionados no tiene email cargado, el envío al resto se completa igualmente. La ventana te indica a quién no se pudo enviar (Falló el envío a: seguido del nombre) y cuántos de los envíos sí llegaron (Enviado a X de Y proveedores).
Si algo falla
- No hay una integración Gmail u Outlook activa: conecta una desde el enlace Conectarla en Ajustes → Integraciones que aparece en el propio aviso, o ve directamente a Integraciones.
- Este contacto no tiene correo cargado: añade un email a la ficha del proveedor en Contactos antes de reintentar.
- Este documento no tiene un PDF adjunto: aparece si eliges adjuntar el PDF subido pero la orden no tiene ninguno; elige Generar PDF y adjuntar o sube un PDF a la orden primero.
- Si el proveedor de correo rechaza el envío, CERP te lo indica para que lo intentes de nuevo.
Enviar por WhatsApp
En una orden de compra, además de por email puedes enviar el PDF por WhatsApp.
- En la ficha de la orden, pulsa Enviar documento (junto a Descargar PDF).
- En el menú que se despliega, elige Enviar por WhatsApp.
- En la ventana Enviar por WhatsApp, revisa el Destinatario y pulsa Enviar.
CERP manda el PDF al proveedor elegido: si la orden tiene un único proveedor, es ese; si tiene varios, es el que marcaste como proveedor al aprobar la orden.
Si ese proveedor no tiene un teléfono cargado en su ficha de contacto, CERP avisa con El proveedor seleccionado no tiene un teléfono cargado. Agregalo en su ficha de contacto para poder enviarle mensajes de WhatsApp. y no deja continuar hasta que lo cargues.
Cuando el envío termina correctamente verás el mensaje Orden de compra enviada por WhatsApp.
El envío por WhatsApp de un documento (esta sección) no tiene relación con vincular tu propio número de WhatsApp para chatear con ConstructIA: son dos funciones distintas y no hace falta la segunda para usar la primera.
Historial de envíos
La ficha del documento incluye una sección Historial de envíos, con un registro de cada email enviado desde ahí:
- Fecha
- Destinatario
- Estado: Enviado o Fallido.
- Plantilla: la plantilla de correo que se usó.
- Quién: la persona que lo envió.
Puedes filtrar por Todos, Enviado o Fallido. Si el documento todavía no se envió nunca por email, verás el mensaje Aún no se ha enviado este documento por email.
El historial de envíos solo registra los envíos por email. Los envíos por WhatsApp no aparecen ahí.