Documentación CERPEstados de la orden
Entiende los estados de una orden de compra en CERP, cómo aprobarla o cancelarla y cómo descargar su PDF.
Cada orden de compra tiene un estado que indica en qué punto está: desde que la registras como presupuesto hasta que se recibe el material. El estado se ve como una etiqueta de color en la lista de órdenes y en la ficha de cada orden.
Los estados
- Presupuesto: el estado inicial. La orden está guardada pero todavía no es un pedido en firme. En la ficha de la orden aparece como Orden de Presupuesto. Mientras está en este estado puedes editar las cantidades y los precios de las líneas.
- Orden de Compra: la orden está aprobada y se considera un pedido oficial al proveedor.
- Ordenada: la orden está confirmada como comprometida con el proveedor.
- Parcialmente Recibida: has recibido una parte de los materiales, pero aún quedan pendientes.
- Recibida: ya has recibido todos los materiales de la orden.
- Cancelada: la orden se anuló y no sigue adelante.
La recepción de materiales (que hace avanzar la orden a Parcialmente Recibida o Recibida) se realiza desde la obra, no desde la sección Compras. Consulta la documentación de Obras.
Abrir una orden
Desde Compras → Órdenes de Compra, haz clic en cualquier fila de la lista para abrir la ficha de esa orden. Arriba verás su número, su estado y los botones de acción.
Aprobar una orden
Cuando una orden está en Presupuesto, en la parte inferior de su ficha aparece el botón Aprobar → Orden de Compra.
- Abre la orden.
- Si hace falta, ajusta las cantidades o los precios (solo se pueden editar mientras está en Presupuesto) y pulsa Guardar Cambios.
- Pulsa Aprobar → Orden de Compra.
- Confirma en la ventana Aprobar Orden de Compra.
La orden pasa a estado Orden de Compra.
Al aprobar la orden, su coste empieza a contar en el seguimiento de costes del proyecto asociado. Por eso conviene revisar bien las cantidades y los precios antes de aprobarla.
Si la orden tiene varios proveedores
Cuando más de un proveedor está presupuestando la misma orden, la ventana Aprobar Orden de Compra no pide una simple confirmación: te muestra el aviso Esta orden tiene varios proveedores. Selecciona con cuál deseas continuar la Orden de Compra. y una lista con un botón de opción por cada proveedor.
- Marca el proveedor con el que vas a continuar.
- Pulsa Aprobar con este proveedor.
No puedes confirmar sin elegir un proveedor: el botón queda desactivado y, si de todas formas se envía la petición, CERP avisa con Debes seleccionar un proveedor antes de aprobar esta orden.
El proveedor elegido queda marcado con la etiqueta Proveedor elegido en la lista de proveedores de la ficha, y es el que CERP usa para enviar la orden por WhatsApp. Consulta Enviar una orden de compra por email.
Cancelar una orden
En la ficha de la orden, el botón Cancelar (abajo a la izquierda) anula la orden.
- Pulsa Cancelar.
- Confirma en la ventana Cancelar Orden de Compra.
Cancelar una orden no se puede deshacer. Una orden ya Recibida o Cancelada no muestra el botón Cancelar.
Editar y ajustar la fecha de entrega
- Con el botón Editar (arriba en la ficha) abres el formulario de la orden.
- La Fecha de Entrega Esperada se puede cambiar directamente desde la ficha: haz clic sobre ella, elige la nueva fecha y confirma con el tick.
Descargar el PDF
El botón Descargar PDF genera un documento de la orden. Lo que contiene depende del estado:
- Mientras la orden está en Presupuesto, genera una solicitud de presupuesto sin precios, pensada para pedir oferta al proveedor.
- Una vez aprobada, genera la orden de compra con precios.
También puedes adjuntar un PDF propio a la orden desde el bloque Documento PDF de la ficha, con el botón Cargar PDF. Una vez subido, podrás descargarlo o eliminarlo.
Eliminar una orden
En la lista de órdenes, cada fila tiene un icono de papelera para eliminar la orden. CERP te pide confirmación antes de borrarla.
Eliminar una orden de compra es definitivo y no se puede deshacer.
Pasos siguientes
Crear una orden de compra
Registra en CERP una orden de compra a un proveedor con sus líneas de productos, cantidades y precios.
Enviar una orden de compra por email
Envía la orden de compra a tu proveedor por correo desde su ficha, con plantilla y PDF adjunto, y a varios proveedores a la vez si la orden los tiene.