Pedir acceso y aprobar solicitudes de acceso

Cuando a alguien le falta un permiso, no hace falta que escriba a nadie: lo pide desde el mismo sitio donde CERP le dijo que no. La solicitud llega a quienes pueden concederlo, que la aprueban o la rechazan desde una bandeja. Aprobar le crea a la persona una excepción sobre su grupo, sin cambiar el grupo de nadie más.

Pedir acceso

Puedes pedir acceso desde tres sitios:

• La pantalla de acceso denegado, cuando intentas abrir una pantalla para la que no tienes permiso: "No tienes acceso a Gastos", con lo que te falta ("Te falta «Ver» en Gastos"). Ver No puedo ver una pantalla.
• El aviso que aparece al pulsar un botón que tu grupo no permite, por ejemplo "No puedes aprobar gastos".
• El chat de CERP IA dentro de CERP, cuando CERP IA no puede hacer algo con tus permisos: "CERP IA no puede usar Gastos con tus permisos".

En los tres casos:

1. Pulsa Pedir acceso.
2. En la ventana Pedir acceso verás lo que vas a pedir ("Vas a pedir «Crear» en Gastos") y quién recibirá la solicitud ("La recibirán: Ana, Luis", o "La recibirán los administradores de tu empresa.").
3. Si quieres, explica para qué lo necesitas en ¿Para qué lo necesitas? (opcional). Por ejemplo: "para cargar los tickets de la obra Nave 4".
4. Pulsa Enviar solicitud.

CERP lo confirma: "Solicitud enviada a Ana, Luis. Te avisaremos cuando la resuelvan." Desde ese momento, en lugar de Pedir acceso verás Solicitud pendiente desde el y la fecha: no se puede pedir dos veces lo mismo mientras haya una solicitud pendiente.

Algunas cosas no se pueden pedir: las que solo puede hacer la persona propietaria de la empresa ("Esta acción solo la puede hacer la persona propietaria de la empresa."). En ese caso no aparece Pedir acceso.

Cuando te responden

Te llega una notificación en CERP con la respuesta: "Ana aprobó tu acceso a Gastos" o "Ana rechazó tu solicitud de Gastos", con el motivo si lo escribió. Si te lo aprueban, tendrás el acceso al volver a CERP o al recargar la página; CERP te avisa cuando ya puedes usarlo: "Tus permisos se actualizaron. Ya puedes usar Gastos."

Quién recibe las solicitudes

Una solicitud llega a las personas de tu empresa que pueden concederla:

• tienen Editar en el módulo Usuarios, y
• tienen ellas mismas lo que se pide, o administran la empresa (están en un grupo administrativo).

El propietario de la empresa la recibe siempre. Cada una recibe una notificación en CERP, "[nombre] pide acceso a [módulo]", que lleva directamente a la bandeja.

Revisar las solicitudes

Entra en Configuración → Equipo y permisos → Usuarios y abre la pestaña Solicitudes. Las pendientes se cuentan en la propia pestaña y junto a Usuarios en el menú de Configuración. Para ver la bandeja necesitas Ver en Usuarios; para resolver solicitudes, Editar.

La bandeja se titula Solicitudes de acceso: "Personas de tu equipo que pidieron un permiso desde CERP. Al aprobar, la persona recibe una excepción sobre su grupo." Si no hay ninguna: No hay solicitudes pendientes.

Cada solicitud muestra:

• Quién la pide y qué pide: "Pide «Crear» en Gastos" o "Pide «Aprobar gastos» en Finanzas".
• Cuándo y desde dónde: "desde una pantalla", "desde una acción" o "desde CERP IA".
• El motivo, si lo escribió.
• Lo que va a cambiar si apruebas: "Tendrá una excepción en Gastos: Ver → Crear", "Tendrá una excepción en Finanzas: + «Aprobar gastos»" o, si ya lo tiene, "Ya tiene este permiso: aprobar solo cierra la solicitud."
• Ver lo que ve, para comprobar antes qué menú y qué permisos tiene esa persona (Ver lo que ve una persona).

Aprobar

Pulsa Aprobar. CERP le crea a la persona la excepción que ves en la tarjeta y lo confirma: "Solicitud aprobada. Ana tendrá el acceso en unos segundos."

Solo puedes aprobar lo que tú tienes. Si no lo tienes, Aprobar aparece desactivado con el motivo: "No puedes conceder un permiso que no tienes." Los administradores de la empresa quedan exentos de esta regla.

Rechazar

1. Pulsa Rechazar.
2. Si quieres, escribe el motivo en Motivo (opcional): "Lo verá la persona que lo pidió".
3. Pulsa Rechazar solicitud.

CERP lo confirma: "Solicitud rechazada. Le avisamos a Ana."

Si otra persona resolvió la solicitud mientras la tenías abierta, CERP te lo dice: "Otra persona ya resolvió esta solicitud."

Solicitudes antiguas

Las solicitudes creadas con el sistema anterior aparecen plegadas en Solicitudes antiguas. No se pueden aprobar desde la bandeja: "Si la persona sigue necesitando el acceso, que lo vuelva a pedir desde la pantalla."

Resumen diario por correo

Si quedan solicitudes pendientes, CERP envía cada día un correo a cada persona que puede concederlas, con la lista de las que ella puede aprobar ("Tienes solicitudes de acceso esperando tu respuesta") y el botón Revisar solicitudes. Una solicitud deja de aparecer en el resumen cuando se resuelve o cuando lleva más de 14 días pendiente.

Preguntas frecuentes

¿Aprobar cambia el grupo de la persona? No. Le crea una excepción solo a ella; el grupo y el resto de sus miembros quedan igual. Si después quieres retirar ese permiso, quita la excepción desde su ficha.

¿Y si varias personas piden lo mismo? Cada una tiene su solicitud. Si es algo que todo un grupo necesita, es mejor dárselo al grupo: Gestionar grupos de roles.

¿Se puede pedir acceso a CERP IA por WhatsApp? Hoy las solicitudes se piden desde CERP. Por WhatsApp, CERP IA te dice qué permiso te falta y quién te lo puede dar.

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