Documentación CERPImportar un proyecto con sus tareas desde Excel
Carga un proyecto nuevo y su estructura de tareas y subtareas con la plantilla Proyecto + Tareas: descárgala, rellénala y súbela.
Si ya tienes la estructura de un proyecto en una hoja de cálculo (sus fases, tareas y subtareas, con fechas y costes), puedes cargarla en CERP de una vez con la plantilla Proyecto + Tareas, en lugar de crear cada tarea a mano. Descargas la plantilla, la rellenas y la subes. Antes de crear nada, CERP revisa el archivo y te enseña una vista previa.
Cada archivo carga un proyecto nuevo con todas sus tareas.
Antes de empezar
- Para importar necesitas Crear en los módulos Importaciones y Proyectos. Para deshacer una importación, Editar en Importaciones. Consulta Qué permite cada permiso, módulo por módulo.
- Usa esta plantilla para proyectos que todavía no están en CERP: no sirve para cambiar uno que ya tienes (lee el aviso de Elegir el modo e importar).
Abrir la importación
Tienes dos formas de entrar:
- En Proyectos, pulsa Importar. Se abre la importación con la plantilla Proyecto + Tareas ya elegida.
- En el menú lateral, entra en Importación y, en Seleccionar Tipo de Template, elige la tarjeta Proyecto + Tareas (Importa un proyecto con su estructura jerárquica de tareas).
La importación tiene siete pasos: Template, Archivo, Validacion, Modo, Preview, Importar y Resultado.
Descargar la plantilla
En Descargar Template y Subir Archivo, pulsa Descargar Template. El archivo tiene tres hojas: Instrucciones, Proyecto y Tareas. Las columnas obligatorias tienen el fondo naranja, y la hoja Instrucciones explica cada columna y los valores que admite.
La plantilla trae filas de ejemplo: el proyecto Edificio Residencial Norte y cinco tareas. Bórralas o escribe encima. CERP no las distingue de tus datos: si las dejas, las importa.
Antes de escribir, da formato Texto a las columnas de fechas, numero_jerarquico y tarea_padre (o escribe un apóstrofo delante, por ejemplo '15/01/2024). Si Excel convierte lo que escribes, CERP puede no leerlo igual. Por ejemplo, no reconoce una fecha guardada con el formato Fecha corta de Excel y la rechaza con Formato de fecha inválido. Usar YYYY-MM-DD o DD/MM/YYYY. Y un 1.10 guardado como número lo lee como 1.1.
Rellenar la hoja Proyecto
Rellena una sola fila. Si hay más, CERP usa la primera y no tiene en cuenta el resto.
| Columna | Obligatoria | Qué es |
|---|---|---|
| nombre | Sí | Nombre del proyecto, de hasta 200 caracteres. |
| descripcion | No | Descripción del proyecto. |
| estado | No | Uno de estos valores: budget, planning, execution, paused, completed o cancelled. Rellénala: lee el aviso de abajo. |
| fecha_inicio | No | Fecha de inicio, con el formato DD/MM/AAAA (por ejemplo, 15/01/2024). También admite AAAA-MM-DD. |
| fecha_fin | No | Fecha de fin, con el mismo formato. No puede ser anterior a la fecha de inicio. |
Escribe en estado planning (como en el ejemplo de la plantilla) o execution. Si la dejas vacía o pones budget, el proyecto queda en fase de presupuesto. Así no aparece en la lista de Proyectos (salvo que, en Filtros, elijas Presupuesto en Estado) y, al abrirlo, CERP te lleva a la pantalla de presupuesto en lugar de a la ficha del proyecto. Con completed o cancelled lo encuentras en Proyectos si, en el selector Activos / No activos / Todos de la lista, eliges No activos o Todos.
Rellenar la hoja Tareas
Una fila por tarea. La estructura la marca la columna numero_jerarquico:
- Los números sin punto (1, 2, 3...) son las tareas principales.
- 1.1 y 1.2 son subtareas de la 1; 1.2.1 es una subtarea de la 1.2, y así sucesivamente.
CERP deduce la tarea padre a partir del número, así que no hace falta rellenar tarea_padre. Incluye siempre en el archivo la tarea padre de cada subtarea (para la 1.2.1, la 1.2).
| Columna | Obligatoria | Qué es |
|---|---|---|
| numero_jerarquico | Sí | Posición de la tarea en la estructura: 1, 1.1, 1.2.1... No se puede repetir dentro del archivo. |
| nombre | Sí | Nombre de la tarea, de hasta 300 caracteres. |
| descripcion | No | Descripción de la tarea. |
| tarea_padre | No | Número jerárquico de la tarea padre. Solo sirve de comprobación: si nombra una tarea que no está en el archivo, la validación da error. |
| fecha_inicio, fecha_fin | No | Igual que en la hoja Proyecto. La fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio. |
| estado | No | Uno de estos valores: planning, pending, execution, paused, completed o cancelled. |
| prioridad | No | Uno de estos valores: None, Low, Medium o High. |
| costo_presupuestado | No | Coste planificado de la tarea. Solo el número, sin puntos de miles. |
| porcentaje_ejecucion | No | Un número de 0 a 100. CERP lo comprueba, pero no lo guarda en la tarea: no cuentes con este dato después de importar. |
| costo_ejecutado | No | Coste ya ejecutado de la tarea. Solo el número, sin puntos de miles. |
| es_centro_costos | No | si o no: si la tarea es centro de coste. Una tarea con coste planificado o ejecutado queda como centro de coste aunque escribas no. |
Pon los costes solo en las tareas del último nivel. Cada coste de la plantilla entra como coste manual de su tarea, y el coste de una tarea padre suma además el de sus subtareas (consulta El detalle de una tarea). Si también lo rellenas en la tarea padre, se cuenta dos veces. Las filas de ejemplo lo hacen: la Fase 1 - Preparación lleva 100000 y sus dos subtareas 15000 y 85000, así que el coste planificado de la fase quedaría en 200000.
Subir y validar el archivo
- Arrastra el archivo a Subir Archivo Completado o haz clic para seleccionarlo. Admite archivos .xlsx y .xls de hasta 10 MB. No admite .csv.
- Pulsa Validar y Continuar.
No dejes filas en blanco entre medias: CERP se las salta al leer, y el número de Fila que indican los errores y la vista previa deja de coincidir con el de tu Excel.
Si el archivo tiene errores, verás Validación Fallida y la lista de Errores, cada uno con su hoja, su fila, su campo y el valor que falla. Corrige el Excel y pulsa Subir Archivo Corregido. Si no hay errores, pasas directamente al paso Modo.
Algunos mensajes de esta plantilla salen en inglés. Por ejemplo, Hierarchy number must be like: 1, 1.1, 1.2.1, etc. indica un numero_jerarquico mal escrito, y Task end date must be after start date, una tarea que termina antes de empezar.
Elegir el modo e importar
- En Seleccionar Modo de Importación, elige Solo Crear.
- Pulsa Generar Vista Previa. En la Vista Previa de Importación ves cuántos registros hay A Crear, A Actualizar y A Omitir, y en Registros a Crear, el proyecto y cada tarea con su hoja y su fila.
- Pulsa Ejecutar Importación. Mientras dura, la pantalla te pide que no la cierres hasta que termine.
Con esta plantilla, el paso Modo no actualiza proyectos que ya están en CERP:
- Solo Crear solo deja ejecutar si la vista previa tiene algo A Crear. Entonces crea un proyecto nuevo con todas las filas del archivo, aunque ya exista uno con ese nombre.
- Crear o Actualizar crea igualmente un proyecto nuevo con todas las filas, aunque la vista previa las muestre A Actualizar.
- Solo Actualizar termina en Importación con Errores, con el mensaje en inglés Failed to create or find project.
Para cambiar un proyecto que ya tienes, hazlo desde su ficha.
El resultado
Al terminar verás Importación Exitosa (o Importación con Errores), con el número de registros Creados, Actualizados y con Errores, y la lista de lo que se creó. El título dice Importación Exitosa en cuanto se creó algo, aunque haya errores: mira siempre el contador Errores.
- CERP crea el proyecto y sus tareas con la jerarquía del archivo. No crea obras, presupuestos ni órdenes de construcción.
- La pantalla de resultado no enlaza al proyecto. Lo encuentras en Proyectos.
- Con Nueva Importación vuelves al primer paso.
Deshacer una importación
Deshacer Importación solo funciona desde la pantalla de resultado, antes de salir de ella y dentro de las 24 horas siguientes: no hay otra pantalla para deshacer una importación más tarde. CERP borra el proyecto y las tareas que creó esa importación. Después de pulsarlo, la pantalla no cambia: comprueba en Proyectos que el proyecto ya no está.
Una importación con errores no se puede deshacer, aunque la pantalla muestre el botón Deshacer Importación y el aviso de las 24 horas. Si el contador Errores es mayor que 0, revisa en Proyectos lo que se creó.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar varios proyectos en el mismo archivo? No. CERP solo usa la primera fila de la hoja Proyecto: prepara un archivo por proyecto.
¿Qué pasa si subo el mismo archivo dos veces? Con Solo Crear, la vista previa lo marca todo A Omitir y no hay nada que importar. Pero si el archivo trae algo nuevo (por ejemplo, una tarea más), al ejecutar CERP crea otro proyecto con todas las filas del archivo, no solo con lo nuevo. Para añadir tareas a un proyecto que ya está en CERP, hazlo desde su ficha.
¿Crea también la obra o el presupuesto? No. Solo el proyecto y sus tareas.
¿Por qué no aparece el porcentaje de ejecución que puse en el Excel? Porque la importación no guarda la columna porcentaje_ejecucion, aunque la compruebe.
Pasos siguientes
El planificador de obra (Cronograma)
Cronograma, Tabla y Kanban de tareas: duraciones, dependencias, ruta crítica y arrastre de fechas.
Crear una obra
Da de alta una obra nueva y entiende su ficha con pestañas.
El Centro de Coste del proyecto
Lo planificado frente a lo gastado, tarea a tarea y documento a documento.
Crear una obra
Da de alta una obra de construcción, indica sus datos generales y conoce la ficha de la obra, sus pestañas (con el menú Más) y sus acciones rápidas.
El Centro de Coste del proyecto
Compara lo planificado con lo gastado en un proyecto: el desglose que cuadra con el coste real, tarea por tarea y orden por orden, con facturas y gastos.