Documentación CERPFacturar a un cliente
Genera la factura desde una orden de venta confirmada en CERP, revísala, publícala y controla su total, su total pagado y su saldo pendiente.
Una factura se genera normalmente a partir de una orden de venta confirmada, aunque también puedes crear una factura directa para un cliente. Nace como borrador, la revisas, la publicas y, desde ese momento, CERP lleva el control de cuánto se ha cobrado y cuánto queda pendiente.
Encuentras el listado en Facturas. Cada fila muestra el número de factura, la orden de venta de la que procede, el cliente, el proyecto, la fecha, el total y el estado.
Exportar tus facturas a Excel
El botón Exportar, en la barra superior del listado, abre la ventana Exportar facturas (Descargá un Excel con las facturas de compra y de venta.). Desde aquí sacas de CERP tus facturas para tu gestoría o tu contabilidad.
- En Qué exportar eliges el alcance: Ventas, Compras o Ambas. Viene marcado el del listado desde el que has entrado, y solo se ofrecen los alcances a los que tienes acceso.
- Indica Desde y Hasta. Si dejas las fechas vacías, se exporta el historial completo.
- Si has elegido Compras o Ambas y quieres llevarte también los PDF, marca Incluir los archivos de las facturas de compra.
- Pulsa Exportar.
El Excel trae tres hojas: Facturas (una fila por factura, con su tipo, número, número externo, fechas, cliente o proveedor, identificación fiscal, proyecto, obra, estados, moneda, importes e impuestos), Impuestos (una fila por impuesto de cada factura, con su base imponible y su retención) y Resumen (totales de compra, venta y la diferencia Ventas - Compras, más el total por impuesto).
La exportación usa solo el rango de fechas: la propia ventana lo avisa — Se exportan todas las facturas emitidas dentro del rango, sin los otros filtros del listado. Si habías filtrado por proveedor o por estado, ese filtro no se aplica al fichero.
Si marcas la casilla de archivos, en vez de un Excel suelto se descarga un ZIP con el Excel y una carpeta facturas con los PDF que adjuntaron tus proveedores, nombrados número de factura - proveedor. Como avisa la propia ventana, Las facturas de venta no tienen archivo guardado. Si ninguna factura del rango tiene adjunto, CERP te entrega el Excel suelto y te lo dice.
Hay dos topes: cada exportación incluye como mucho 5.000 facturas (si las superas, CERP te avisa y te pide acotar el rango) y el ZIP admite hasta 1.000 archivos o 150 MB. Lo que quede fuera se lista con su motivo en un fichero _no-incluidas.txt dentro de la carpeta.
Los estados de una factura
- Borrador: la factura recién creada. Todavía se puede editar.
- Publicada: la factura ya emitida. No se puede editar; queda a la espera de cobro.
- Pago Parcial: se ha cobrado una parte, pero aún queda saldo pendiente.
- Pagada: la factura está saldada por completo.
- Anulada: la factura anulada.
Crear la factura
La factura no se crea desde el listado, sino desde su orden de venta:
- Abre una orden de venta que esté en estado Orden de venta (confirmada).
- Pulsa Crear Factura.
- CERP genera la factura en estado Borrador y te lleva a ella.
La factura hereda el cliente, el proyecto y las líneas de la orden. En la parte superior verás siempre un enlace a la N° Orden de Venta de la que procede.
Crear una factura directa
Si no partes de una orden de venta, pulsa Nueva Factura en el listado de Facturas.
- Elige el Cliente (Seleccionar cliente) y el Proyecto (Seleccionar proyecto). Los dos son obligatorios.
- Indica la Fecha, la Fecha de vencimiento (opcional) y el Método de Pago. Si eliges Otro, anota la forma concreta. Puedes añadir Notas.
- Añade las líneas de la factura, a mano o con Cargar líneas del proyecto.
- Pulsa Crear Factura. CERP la crea en estado Borrador y te lleva a ella.
La Fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura: si lo es, CERP no guarda y avisa con El vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura.
Revisar y editar el borrador
Mientras la factura está en Borrador, puedes ajustar:
- La Fecha.
- La Fecha de vencimiento, que es opcional y, igual que al crear la factura, no puede ser anterior a la Fecha.
- El Método de Pago.
- Las Notas.
- Las líneas, con las mismas columnas que la orden de venta (Lineas, Cantidad, Unidad, Precio Total, Impuesto, Importe s/Impuesto).
Cuando termines, pulsa Guardar.
Igual que en la orden de venta, el Precio Total de cada línea es el importe con el IVA ya incluido, y la cantidad es informativa: no multiplica al precio.
Publicar la factura
- En la factura en borrador, pulsa Publicar.
- Confirma en la ventana Publicar Factura.
Una vez publicada, la factura no se puede editar. Es el aviso que verás: "¿Publicar esta factura? Una vez publicada no podrá editarse."
Controlar el saldo
Cuando la factura está publicada, aparece un resumen con tres importes:
- Total Factura: el importe total.
- Total Pagado: lo que ya se ha cobrado.
- Saldo Pendiente: lo que queda por cobrar. Se muestra en verde cuando llega a cero.
Desde la factura publicada tienes además estas acciones:
- Ver Cobros Asociados: abre la lista de cobros aplicados a esta factura, con su total, su total pagado y su saldo pendiente.
- Crear Cobro: registra un cobro para esta factura. Consulta Cobros.
- Anular: anula la factura (disponible en borrador y publicada).
- Descargar PDF: genera el documento de la factura.
El PDF de la factura
Descargar PDF genera el documento de la factura. Además de la información de la factura (número, Fecha, método de pago y, si la rellenaste, el Vencimiento), el PDF trae un bloque Datos Fiscales con dos columnas:
- Emisor: tu empresa, con su Razón social, su NIF y su Dirección.
- Cliente: su Nombre, NIF, Dirección, Email y Teléfono.
La dirección sale completa —calle, código postal, ciudad, provincia y país— y las filas de las que no hay dato no se imprimen. Los datos del emisor salen de tu empresa en Configuración → Empresa (Nombre Legal, CUIT/NIF/Tax ID y Dirección Fiscal; consulta Configurar tu empresa), y los del cliente, de su ficha en Contactos.
El PDF de la factura ya no imprime quién la creó ni quién la publicó (Creado por y Publicada por): son datos internos, no fiscales.
Cobrar varias facturas juntas
Desde el listado de Facturas puedes crear un único cobro que agrupe varias facturas:
- Marca la casilla de las facturas que quieras incluir. Solo se pueden seleccionar las que están Publicada o en Pago Parcial.
- Todas deben ser del mismo cliente y proyecto. Si intentas mezclar, CERP avisa: "Solo podés seleccionar facturas del mismo cliente y proyecto".
- Con la selección hecha, pulsa Crear Cobro en la barra que aparece abajo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una factura sin una orden de venta? Sí. Con Nueva Factura creas una factura directa para un cliente y un proyecto. Si la factura nace de una orden de venta, en su parte superior verás el enlace a la N° Orden de Venta.
¿Puedo editar una factura publicada? No. Solo se editan las facturas en Borrador. Una vez publicada, queda bloqueada.
¿Qué diferencia hay entre Anulada y Pagada? Pagada significa que la factura se ha cobrado por completo. Anulada significa que la factura se ha dejado sin efecto.